Oksana Huber
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KI-Management & Automatisierung

Prozesse, die selbst
weiterarbeiten.

Ich verbinde Prozessanalyse mit KI und n8n: Anfragen werden sortiert, Antworten vorbereitet, wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch. Entscheidungen bleiben dort, wo ein Mensch sie treffen soll.

Beispiele ansehenGespräch zu Projekt oder Rolle anfragen
  • n8n
  • KI-Agenten
  • Human-in-the-Loop
  • EU AI Act

01 / Wofür Automatisierung sich lohnt

Weniger Klickarbeit, mehr Übersicht.

Automatisierung heißt für mich nicht, irgendein Tool anzuschließen. Ich schaue zuerst, wo in einem Prozess Entscheidungen nötig sind und wo nicht. Erst dann verbinde ich KI-Bausteine, Formulare, E-Mail und Datenbanken zu Workflows, die zuverlässig laufen und nachvollziehbar bleiben.

Anfragen sortieren
Eingehende Nachrichten landen automatisch in der passenden Kategorie, statt dass jede einzeln gelesen und eingeordnet wird.
KI mit Werkzeugen
Ein KI-Agent, der nicht nur Text erzeugt, sondern selbst entscheidet, wann er rechnet oder aktuelle Daten aus dem Web abruft.
Nachvollziehbar und sicher
Jeder Schritt ist einsehbar und dokumentiert, keine Black Box. Freigaben bleiben beim Menschen.

02 / Beispiele aus der Praxis

Drei Workflows aus der Praxis.

Die ersten beiden sind in meiner eigenen n8n-Instanz gebaut und getestet. Das dritte Beispiel ist mein Bewerbungsworkflow im laufenden Einsatz.

01 / n8n

n8n · Kontaktanfragen-Klassifizierung

n8n-Workflow zur Klassifizierung von Kontaktanfragen mit Prüfung, KI-Zuordnung, Notion und E-Mail
Vollständiger Workflow im n8n-Editor, inklusive Fehlerzweig für fehlende Angaben

Kontaktanfragen-Klassifizierung

Gebaut und getestet · noch nicht mit der Website verbunden

Gebaut für das Kontaktformular der neuen Website: Eine Nachricht kommt per Webhook an und wird auf Vollständigkeit geprüft. Eine KI ordnet sie einer von vier Kategorien zu: Coaching, Business & Projekt, Recruiter-Anfrage oder Sonstiges. Der Eintrag landet strukturiert in Notion, die anfragende Person erhält sofort eine passende Bestätigungsmail. So sehe ich auf einen Blick, worum es geht, statt jede Anfrage einzeln zu öffnen.

  • Webhook
  • KI-Klassifizierung
  • Notion
  • Gmail
AUSLÖSER
Webhook, vorgesehen für das Kontaktformular der neuen Website
PRÜFUNG
Pflichtfelder, sonst Rückmeldung „Fehlende Angaben“
ERGEBNIS
Datensatz in Notion, Bestätigung an die anfragende Person
BETRIEBSSTAND
Mit Testanfragen erfolgreich durchlaufen am 12.09.2026. Die Anbindung an das Kontaktformular ist noch offen.

02 / KI-Agent

n8n · KI-Agent mit Werkzeugen

n8n-Testworkflow eines KI-Agenten mit Calculator und HTTP Request
Live-Ausführung mit Calculator- und HTTP-Request-Tool

KI-Agent mit Werkzeugen

Gebaut und getestet · Testumgebung, nicht im produktiven Einsatz

Ein KI-Agent, der per Chat angesprochen wird und selbst entscheidet, welches Werkzeug er braucht. Rechenaufgaben löst er über ein Calculator-Tool, aktuelle Informationen wie Wetterdaten holt er live über ein HTTP-Request-Tool. Die Testfrage „Wie ist gerade das Wetter in Berlin, und was wären 18 % Trinkgeld auf 84,50 €?“ hat er in einem Durchlauf beantwortet: Wetterdaten abgerufen und korrekt gerechnet.

  • KI-Agent
  • Tool-Nutzung
  • HTTP Request
  • Mehrstufige Anfragen
AUSLÖSER
Chat-Nachricht
WERKZEUGE
Calculator, HTTP Request
BETRIEBSSTAND
Testworkflow in n8n, per Chat ausgeführt
TESTERGEBNIS
Trinkgeld 15,21 €, Gesamtbetrag 99,71 €

03

KI-Bewerbungsworkflow

Im laufenden Einsatz

Mein eigener Bewerbungsprozess als KI-gestütztes System: fünf geplante ChatGPT-Aufgaben, zwei Claude-Routinen sowie CV-Erstellung und Interviewbegleitung auf Abruf. Obsidian ist die gemeinsame Wissensbasis für Regeln, Kontext und Entscheidungen. Notion verwaltet die Bewerbungsdaten. Was nach außen geht, gebe ich selbst frei.

  • ChatGPT
  • Claude
  • Obsidian
  • Notion
  • Human-in-the-Loop
Case Study ansehen

ZEITAUFWAND, EIGENE MESSUNG

6 h → 1 hmax.

Stellensuche, Bewertung der Anzeige und angepasste Bewerbungsunterlagen: vorher manuell etwa sechs Stunden, mit dem Workflow höchstens eine Stunde.

03 / So gehe ich vor

Erst den Prozess verstehen, dann automatisieren.

Probleme lösen, bevor sie etwas auslösen. Deshalb beginnt jede Automatisierung bei mir mit der Analyse, nicht mit dem Tool.

  1. 01

    Prozess aufnehmen

    Ist-Ablauf, Beteiligte, Systeme und Datenquellen erfassen. Wo entsteht Aufwand, wo entstehen Fehler?

  2. 02

    Entscheidungen festlegen

    Klären, was die KI vorbereitet und was ein Mensch freigibt. Human-in-the-Loop von Anfang an.

  3. 03

    Bauen und testen

    Workflow in n8n aufsetzen, mit echten Fällen testen und Fehlerzweige für unvollständige Eingaben einplanen.

  4. 04

    Dokumentieren und übergeben

    Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar. Das Team versteht, was läuft, und kann es weiterführen.

GOVERNANCE

Verantwortungsvoll statt Black Box.

  • Einordnung nach EU AI Act: Welche Risikoklasse hat der Anwendungsfall, welche Pflichten folgen daraus?
  • Datenschutz mitgedacht: nur die Daten, die der Prozess braucht.
  • Freigaben bleiben beim Menschen, besonders bei allem, was nach außen geht.
  • Change begleitet: Die Menschen, die mit dem Workflow arbeiten, sind früh eingebunden.

05 / Hintergrund

Prozesswissen aus 25 Jahren, KI-Kompetenz von heute.

Über 25 Jahre habe ich international im B2B an der Schnittstelle von Sales, Finance, Operations und IT gearbeitet, unter anderem bei Corteva, Hugo Boss und ThyssenKrupp. Ich kenne Prozesse aus der Praxis, mit ihren Stammdaten, Schnittstellen und Abhängigkeiten.

Diese Erfahrung verbinde ich mit aktueller KI-Kompetenz: Bedarfe aus den Fachbereichen strukturieren, Business und IT zusammenbringen und KI-Initiativen verständlich, verantwortungsvoll und umsetzungsnah voranbringen.

Praxis
Prozessanalyse, Sales Operations, Stammdaten in SAP und Salesforce
Reporting
KPI-Reporting mit Power BI
KI-Werkstatt
Eigene GenAI- und n8n-Workflows, live getestet
Weiterbildung
KI-Manager-Weiterbildung abgeschlossen
IHK
Prüfung KI-Manager (IHK) steht noch aus

06 / Kontakt

Ein Prozess, der sich automatisieren lässt?

Ob Projekt in Ihrem Unternehmen oder eine Rolle im Bereich KI und Prozesse: Schreiben Sie mir kurz, worum es geht. Im Gespräch klären wir, welcher Ablauf sich lohnt und was dafür nötig ist.

Gespräch zu Projekt oder Rolle anfragen

oksana.huber.official@gmail.com